Règlements Généraux
Les règlements généraux d’Éco-Train Saint-Jean-sur-Richelieu ont été adoptés le 8 mai 2008.
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SECTION 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1.1 Le nom: Le nom est Éco-train Saint-Jean-sur-Richelieu.
1.2 Éco-train Saint-Jean-sur-Richelieu est une corporation à but non lucratif et à responsabilité limitée créée en vertu de la 3e partie de la Loi sur les compagnies du Québec. Les lettres patentes d’Éco-train Saint-Jean ont été enregistrées le 6 mai 2008 sous le matricule 1165220501.
1.3 Siège social: Le siège social d’Éco-train Saint-Jean-sur-Richelieu est situé dans la Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu, province de Québec, à l’endroit fixé par le conseil ou à tout autre endroit dans le Haut-Richelieu sur décision du conseil et l’approbation des membres en assemblée générale.
1.4 Les objectifs
1.4.1 Promouvoir le train de banlieue.
1.4.2 Sensibiliser, informer, consulter les personnes utilisant le transport collectif.
1.4.3 Regrouper les personnes favorables à ce mode de déplacement.
1.4.4 Sensibiliser les élus municipaux et toute autre personne susceptible de prendre des décisions sur ce mode de service.
SECTION 2 : LES MEMBRES
2.1 Catégories de membres: Éco-train Saint-Jean-sur-Richelieu regroupe deux (2) types de membres:
- les membres individuels
- les membres associatifs
2.1.1 Membre individuel: Toute personne physique, âgée au minimum de 12 ans, peut devenir membre individuel. Elle doit remplir les conditions suivantes :
- payer sa cotisation;
- se soumettre aux règlements d’Éco-train Saint-Jean-sur-Richelieu.
2.1.2 Membre associatif: Toute personne morale peut devenir membre. Elle doit remplir les conditions suivantes :
- payer sa cotisation;
- se soumettre aux règlements d’Éco-train Saint-Jean-sur-Richelieu.
2.2 Cotisation: Les cotisations sont déterminées par le conseil d’administration.
2.3 Suspensions et expulsions : Le conseil d’administration peut, par résolution, suspendre ou expulser un membre pour une période déterminée par le conseil d’administration si ce membre :
- néglige de payer sa cotisation;
- ne respecte pas les règlements d’Éco-train Saint-Jean-sur-Richelieu;
- poursuit des activités ou a une conduite contraire aux intérêts d’Éco-train Saint-Jean-sur-Richelieu.
2.4 Carte de membre : Le Conseil d’administration pourra, s’il le juge à propos, émettre des cartes de membres.
SECTION 3 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE ET SPÉCIALE
3.1 Droit des membres
3.1.1 Les membres individuels en règle ont droit de parole et droit de vote.
3.1.2 Les membres associatifs en règle ont droit à un délégué, désigné par procuration, qui a droit de parole et droit de vote.
3.2 Assemblée générale annuelle : L’assemblée générale annuelle des membres d’Éco-train Saint-Jean-sur-Richelieu se tient à la date que le conseil d’administration fixe à chaque année dans les six (6) mois qui suivent la fin de l’exercice financier.
3.3 Convocation à l’assemblée générale annuelle : Tous les membres d’Éco-train Saint-Jean-sur-Richelieu devront être convoqués à l’assemblée générale annuelle, par courriel ou par au moins un média régional leur indiquant la date, l’heure et l’endroit où se tiendra l’assemblée générale annuelle au moins 15 jours avant l’assemblée générale.
3.4 Déroulement de l’assemblée générale annuelle
3.4.1 Après avoir été transmis aux membres par courriel, l’ordre du jour ainsi que les amendements aux règlements généraux doivent être entérinés lors de l’assemblée générale et doivent faire l’objet d’une lecture au début de la réunion.
3.4.2 Le rapport d’activités, les états financiers, les prévisions budgétaires ainsi que le plan d’action seront remis sur place et présentés aux membres.
3.5 Quorum des assemblées ponctuelles ou annuelle : Le quorum est constitué des membres en règle présents.
3.6 Assemblée générale spéciale : La présidence ou le conseil d’administration peut en tout temps convoquer une assemblée générale spéciale par courriel ou par au moins un média régional, indiquant le sujet, la date, l’heure, l’endroit où se tiendra l’assemblée générale spéciale au moins dix (10) jours avant la tenue de cette assemblée générale spéciale.
3.6.1 Une assemblée générale spéciale doit être convoquée par le conseil d’administration suite à demande écrite de quinze (15) membres en règle expliquant les motifs de cette convocation.
3.6.2 Ne devront être traitées, lors de l’assemblée générale spéciale, que les questions soumises d’avance à l’ordre du jour tel qu’envoyé aux membres.
3.7 Quorum de l’Assemblée générale spéciale : Le quorum de toute assemblée générale spéciale doit être constitué d’au moins 15 membres en règle.
SECTION 4 : LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
4.1 Composition : Le conseil d’administration se compose de sept (7) administrateurs dont les rôles se répartissent comme suit : la présidence, la vice-présidence, le secrétariat, la trésorerie et les responsables des comités permanents dont le comité des finances, dirigé par le trésorier, le comité de communication/visibilité, le comité d’appui et le comité technique.
4.2 Élection des membres du conseil d’administration : Les membres du conseil d’administration sont élus lors de l’assemblée générale annuelle. Le conseil d’administration attribue les responsabilités de chacun des postes composant le conseil d’administration.
4.3 Mise en candidature : Toute personne désirant déposer sa candidature à un poste du conseil d’administration doit le signifier par écrit au secrétariat d’Éco-train Saint-Jean-sur-Richelieu au minimum trois (3) jours avant l’assemblée générale.
4.3.1 S’il y a plus de candidats que de postes vacants, le président d’élection procèdera à un vote secret.
4.4 Durée du mandat : Afin d’assurer la continuité dans la direction de l’Association, les membres du conseil d’administration seront élus pour un terme d’un (1) an. Le mandat peut être renouvelé.
4.5 Quorum : Le quorum du conseil d’administration est de quatre (4) administrateurs.
4.6 Cessation de fonction : Le poste d’un administrateur au conseil d’administration devient vacant de fait si l’administrateur néglige de façon volontaire ou systématique d’assister à trois (3) réunions consécutives du conseil d’administration sans motiver ses absences auprès du président ou du secrétaire.
4.6.1 Les membres du conseil d’administration peuvent être démis de leurs fonctions en tout temps par le conseil d’administration pour tout motif jugé suffisant par ce dernier. Ils peuvent démissionner en tout temps au moyen d’un avis écrit adressé au président ou au secrétaire.
4.7 Vacance : S’il survient une vacance, au sein du conseil d’administration, les administrateurs restants, s’ils forment quorum, doivent nommer un administrateur pour combler cette vacance.
4.7.1 En l’absence de quorum les administrateurs restants doivent immédiatement convoquer une assemblée générale spéciale afin de combler la vacance.
4.8 Convocation : Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que nécessaire, au moins quatre (4) fois l’an, en tout lieu fixé par le conseil.
4.8.1 Les réunions du conseil d’administration sont convoquées par le secrétaire, sur réquisition du président ou sur demande écrite de la majorité des membres du conseil d’administration. L’avis de convocation peut être verbal. Le délai de convocation sera d’au moins dix (10) jours ouvrables.
4.8.2 Si tous les membres du conseil d’administration sont présents et y consentent, toute réunion peut avoir lieu sans avis préalable de convocation.
4.9 Vote
4.9.1 Chaque administrateur a droit à un vote.
4.9.2 Le président a droit à un vote prépondérant en cas d’égalité des voix.
4.9.3 Toutes les résolutions sont adoptées à la majorité simple des voix.
4.10 Remboursement des dépenses des administrateurs : Le conseil d’administration pourra autoriser un remboursement pour frais de déplacement ou tout autre frais.
SECTION 5 RÔLE DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
5.1 Présidence
5.1.1 A la charge de l’administration de toutes les affaires de la corporation.
5.1.2 Préside toutes les assemblées du conseil d’administration.
5.1.3 Voit à l’exécution des décisions du conseil d’administration.
5.1.4 Signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge de même qu’il exerce toutes les fonctions et a tous les pouvoirs qui peuvent de temps à autre lui être attribués par le conseil d’administration.
5.1.5 La présidence est d’office membre de tous les comités créés par le conseil d’administration.
5.1.6 La présidence peut cependant déléguer cette dernière responsabilité à un autre membre du conseil d’administration.
5.1.7 La présidence est également le plus souvent chargée des relations extérieures d’Éco-train Saint-Jean-sur-Richelieu.
5.2 Vice-Présidence
5.2.1 Remplace la présidence lorsque celle-ci est absente ou dans l’incapacité d’agir et en exerce alors tous les pouvoirs ou toutes les fonctions. Elle a tous les pouvoirs et exerce toutes les fonctions qui lui sont de temps à autre attribuées par le conseil d’administration.
5.3 Secrétariat
5.3.1 Assiste aux réunions du conseil d’administration et en rédige les procès-verbaux.
5.3.2 A la garde du livre des procès-verbaux, des autres registres corporatifs, des documents d’Éco-train Saint-Jean-sur-Richelieu.
5.3.3 Délivre et certifie les copies et les extraits des procès-verbaux.
5.3.4 Signe tous les documents requérant sa signature.
5.3.5 Remplit toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées, les règlements ou le conseil d’administration.
5.3.6 Prépare les ordres du jour et avis de convocation en collaboration avec la présidence.
5.4 Trésorerie
5.4.1 A la responsabilité du comité finances.
5.4.2 A la charge et la garde des fonds et valeurs de la corporation et dépose ces fonds et valeurs dans une institution financière déterminée par le conseil d’administration.
5.4.3 A la charge de tous les livres de comptabilité.
5.4.4 Fait rapport au conseil d’administration de la situation financière d’Éco-train Saint-Jean-sur-Richelieu lorsqu’il en est requis.
5.4.5 Signe tous les documents requérant sa signature.
5.4.6 Remplit toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées par la loi, les règlements et le conseil d’administration.
SECTION 6 LES COMITÉS
6.1 Les comités : Outre les comités permanents, le conseil d’administration peut former tout comité qu’il juge utile pour la poursuite des buts et objets d’Éco-train Saint-Jean-sur-Richelieu.
SECTION 7 DISPOSITIONS PARTICULIÈRES
7.1 Exercice financier : L’exercice financier d’Éco-train Saint-Jean-sur-Richelieu se termine le 31 mars de chaque année, ou à toute autre date fixée par le conseil d’administration.
7.2 Effets bancaires : Tous les chèques, billets ou autres effets bancaires d’Éco-train Saint-Jean-sur-Richelieu seront signés par deux (2) personnes sur les trois (3) qui seront désignées à cette fin par le conseil d’administration.
7.3 Contrats : Les contrats et autres documents requérant la signature d’Éco-train Saint-Jean-sur-Richelieu seront au préalable approuvés par le conseil d’administration et, sur telle approbation, seront signés par le président ou par toute autre personne désignée à cette fin par résolution du conseil d’administration.
7.4 Dissolution : Éco-train Saint-Jean-sur-Richelieu ne peut être dissout que par le vote des quatre cinquièmes (4/5) des membres présents lors d’une assemblée générale spéciale convoquée dans ce but.
7.4.1 En cas de dissolution, les actifs d’Éco-train Saint-Jean-sur-Richelieu doivent être remis à une association à but non lucratif.
7.5 Révocations ou modifications aux règlements
7.5.1 Les modifications aux règlements généraux doivent être adoptées par les membres du conseil d’administration et entérinées en assemblée générale annuelle ou spéciale.